Barrierefreiheit beginnt bei der Vorlage

Viele Barrieren entstehen in Vorlagen, bevor ein Dokument überhaupt ein PDF wird

Wenn über digitale Barrierefreiheit gesprochen wird, denken viele zuerst an fertige Dokumente. Zum Beispiel an PDFs, Prüfberichte oder technische Standards wie PDF/UA oder WCAG. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass die entscheidenden Weichen viel früher gestellt werden. Und zwar bei den Vorlagen, mit denen Inhalte täglich erstellt werden.

Dieser Artikel beleuchtet, warum Vorlagen eine so zentrale Rolle spielen, welche Barrieren dort entstehen, wie man sie erkennt und was Organisationen/Unternehmen konkret tun können, um es besser zu machen.

Was sind Vorlagen und wo werden sie eingesetzt?

Vorlagen sind strukturierte Ausgangsdokumente, die Gestaltungs- und Formatierungsregeln vorgeben. Sie sollen sicherstellen, dass Dokumente einheitlich aussehen, effizient erstellt werden können und dem Corporate Design entsprechen.

In der Praxis begegnen uns Vorlagen in fast allen Arbeitsbereichen, zum Beispiel für:

• Flyer und Broschüren
• Berichte, Gutachten und Protokolle
• Präsentationen und Schulungsunterlagen
• Bewerbungen und Lebensläufe
• Formulare und Informationsblätter
• interne Richtlinien oder externe Veröffentlichungen

Diese Vorlagen entstehen häufig zentral, werden dann über Jahre genutzt, angepasst, kopiert und weitergegeben. Und das oft von vielen unterschiedlichen Personen.

Warum Vorlagen grundsätzlich sinnvoll sind

Gut gemachte Vorlagen haben viele Vorteile:

1. Sie sparen Zeit, weil nicht jedes Dokument neu aufgebaut werden muss
2. Sie sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild
3. Sie geben Orientierung bei Aufbau, Überschriften und Seitenstruktur
4. Sie reduzieren Fehler, wenn sie richtig genutzt werden

Gerade deshalb sind Vorlagen so mächtig und gleichzeitig so riskant. Denn Fehler in Vorlagen vervielfältigen sich automatisch.

Wenn eine Vorlage strukturelle Barrieren enthält oder falsch genutzt wird, betrifft das nicht ein einzelnes Dokument, sondern potenziell hunderte.

Wo Vorlagen zur Barriere werden

Typisches Praxisbeispiel

Ein barrierefreies PDF soll erstellt werden. Inhaltlich ist alles vorhanden. Bei der Prüfung zeigt sich jedoch:

• Überschriften werden nicht erkannt
  • In der Vorlage wurden Überschriften nur optisch hervorgehoben (zum Beispiel durch Schriftgröße, Fettdruck oder Farbe), statt die vorgesehenen Überschriftenformate zu nutzen, die für Screenreader entscheidend sind.
• Die Lesereihenfolge ist unlogisch
  • Die Vorlage nutzt Textfelder oder Platzhalter, die frei auf der Seite positioniert sind. Diese Elemente gehören nicht zum normalen Textfluss und werden deshalb in einer falschen oder zufälligen Reihenfolge vorgelesen.
• Inhalte sind für Screenreader nicht zugänglich
  • Zentrale Informationen befinden sich in Textfeldern oder Platzhaltern, die technisch als Layout-Objekte behandelt werden und daher von Screenreadern ganz übergangen oder nur eingeschränkt erfasst werden.

Die Ursache liegt selten im PDF selbst, sondern fast immer in der Vorlage, aus der es entstanden ist.

1. Welche Probleme entstehen durch Vorlagen?

PowerPoint: Folien ohne Struktur

In vielen Organisationen existiert ein Folienmaster, der grundsätzlich eine gute Basis für barrierefreie Präsentationen bietet. In der Praxis wird er jedoch häufig umgangen.

Typische Probleme:

• Neue Folien werden „leer“ eingefügt statt über den Master
• Alte, nicht barrierefreie Präsentationen werden weiterverwendet und überarbeitet
• Platzhalter des Masters werden überlagert oder falsche Platzhalter verwendet

Folge:

Screenreader (Bildschirmleseprogramme) erkennen keine eindeutigen Titel, die Lesereihenfolge geht verloren, Inhalte werden falsch oder gar nicht vorgelesen.

Word: Textfelder und fehlende Formatvorlagen

Word-Vorlagen, wie Deckblätter und Lebensläufe enthalten häufig viele Textfelder.

Problematisch daran ist:

• Textfelder sind für Screenreader nicht immer zuverlässig zugänglich
• Ihre Position bestimmt nicht automatisch die Lesereihenfolge
• Inhalte können übersprungen werden

Hinzu kommt, dass Formatvorlagen oft nicht verwendet werden:

• Überschriften sind nur optisch formatiert
• Absätze werden mit Leerzeilen getrennt
• Listen werden manuell nachgebaut

Folge:

Für Screenreader gibt es keine Struktur, keine Navigation und keine Orientierung.

InDesign: Visuelle Ordnung ohne technische Grundlage

InDesign bietet hervorragende Möglichkeiten für strukturierte Dokumente, wenn Absatz- und Zeichenformate konsequent genutzt werden.

In der Praxis passiert häufig das Gegenteil:

• Texte werden lokal formatiert
• Absatzformate sind zwar vorhanden, werden aber nicht angewendet
• Überschriften sind nur visuell erkennbar

Folge:

Beim PDF-Export fehlen saubere Tags, Überschriftenhierarchien sind unklar, Barrierefreiheit muss mühsam nachgebaut werden.

2. Wie erkennt man Barrieren in Vorlagen?

Viele Barrieren fallen nicht auf, solange man selbst keine assistiven Technologien nutzt. Dennoch lassen sie sich mit etwas Aufmerksamkeit erkennen.

Warnsignale in der Praxis:

• Überschriften lassen sich nicht über die Navigationsansicht ansteuern
• Inhalte bestehen aus vielen Textfeldern
• Formatierungen (zum Beispiel für Überschriften) werden manuell statt über Formatvorlagen umgesetzt
• Dokumente lassen sich nur mit der Maus sinnvoll nutzen

Einfache Tests, um Barrieren in Vorlagen zu erkennen

1. Dokument nur mit der Tastatur bedienen
   Versuchen Sie, sich komplett ohne Maus durch das Dokument zu bewegen.
   • In Word oder PDF: Navigieren Sie mit Tabulator, Pfeiltasten und Enter.
   • Prüfen Sie, ob Sie alle interaktiven Elemente wie Links, Tabellen oder Formularfelder erreichen können.
   • Wenn Sie an Stellen „hängen“ oder Inhalte überspringen, ist das ein Hinweis auf Barrieren.
2. Überschriften-Navigation prüfen (Word, PDF)
   Viele Barrieren entstehen durch fehlende oder falsch formatierte Überschriften.
   • In Word: Öffnen Sie die Navigationsansicht. Können Sie schnell zwischen Kapiteln oder Abschnitten springen?
   • In PDF: Nutzen Sie die Lesezeichenansicht oder die Tag-Struktur. Können Sie die Hierarchie nachvollziehen?
   • Wenn die Navigation nicht funktioniert, ist die Vorlage wahrscheinlich nicht korrekt strukturiert.
3. Lesereihenfolge anzeigen lassen
   Bei PDFs können Sie zum Beispiel in Acrobat Pro die Lesereihenfolge prüfen.
   • Aktivieren Sie die Funktion „Lesereihenfolge“ oder „Tags“.
   • Überprüfen Sie, ob der Inhalt logisch von oben nach unten, links nach rechts mit Screenreader gelesen wird.
   • Abweichungen deuten darauf hin, dass Platzhalter oder Textfelder die Reihenfolge stören.
4. Screenreader testweise zuhören (zum Beispiel NVDA, VoiceOver)
   Ein Screenreader simuliert die Wahrnehmung von Menschen mit Sehbehinderung.
   • Starten Sie den Screenreader und hören Sie sich das Dokument an.
   • Prüfen Sie, ob Überschriften korrekt angesagt werden, Links verständlich benannt sind und Tabellen oder Listen sinnvoll vorgelesen werden.
   • Alles, was nicht vorgelesen wird oder verwirrend klingt, zeigt Barrieren an, die in der Vorlage bereits angelegt sein könnten.

Hinweis:

Der Screenreader NVDA ist kostenlos und lässt sich direkt auf dem eigenen Rechner installieren.

Diese Tests ersetzen keine Prüfung, sie schaffen Bewusstsein.

3. Was kann man konkret besser machen?

• Vorlagen bewusst gestalten
• So wenig Textfelder wie möglich
• Klare, logisch aufgebaute Struktur
• Eindeutige Überschriftenhierarchien
• Vorlagen konsequent nutzen
• In PowerPoint immer über den Folienmaster arbeiten
• In Word Überschriften ausschließlich über Formatvorlagen setzen
• In InDesign Absatz- und Zeichenformate verbindlich einsetzen
• Wissen im Team aufbauen
• Mitarbeitende im Umgang mit Vorlagen schulen
• Nicht nur erklären was zu tun ist, sondern warum
• Barrierefreiheit als Qualitätsmerkmal etablieren

Fazit

Vorlagen sind kein nebensächliches Detail. Sie entscheiden darüber, ob Dokumente später barrierefrei nutzbar sind oder nicht.

Das Thema ist natürlich deutlich umfangreicher, als ein einzelner Artikel abbilden kann. Ziel dieses Beitrags war es, die zentralen Zusammenhänge sichtbar zu machen und zu zeigen, warum Barrieren oft schon bei der Vorlage entstehen.

Ich hoffe, dieser Überblick hilft dabei, Vorlagen bewusster wahrzunehmen und besser zu verstehen, warum barrierefreie Dokumente nicht erst am Ende entstehen.

Wenn Sie Fragen haben oder Ihre bestehenden Vorlagen prüfen möchten, unterstütze ich Sie gern dabei, diese gemeinsam anzuschauen und praxisnah zu verbessern.