Barrierefreie Dokumente beginnen nicht mit einem Tool-Wechsel, sondern mit einem bewussteren Umgang mit Microsoft Word. Viele der Funktionen, die für Barrierefreiheit entscheidend sind, sind bereits vorhanden. Diese müssen nur konsequent und richtig genutzt werden.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie barrierefreie Word-Dokumente im Arbeitsalltag entstehen. Gute zugängliche Dokumente lassen sich mit klarer Struktur und guter Lesbarkeit (auch für Nutzende von assistiven Technologien) erstellen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.
Struktur und Formatierung: die Grundlage jedes barrierefreien Dokuments.
Eine klare und saubere Struktur ist der zentrale Baustein barrierefreier Dokumente. Sie sorgt dafür, dass Inhalte logisch aufgebaut sind und von assistiven Technologien korrekt interpretiert werden können.
Vermeiden Sie manuelles Formatieren, also alles, was Sie per Hand einstellen, um das Aussehen zu ändern, anstatt die vorgesehenen Word-Funktionen zu nutzen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Texte mit Leerzeichen oder Tabulatoren einrücken, statt Absatz- oder Listenformate zu verwenden
- Zusätzliche Leerzeilen mittels Eingabetaste zwischen Absätzen einfügen, statt den Absatzabstand über die Formatvorlagen zu steuern
- Schriftgrößen, Schriftarten oder Farben einzeln ändern, anstatt standardisierte Formatvorlagen zu verwenden
Nutzen Sie stattdessen konsequent die integrierten Formatvorlagen und Funktionen von Microsoft Word, um Inhalte strukturiert, konsistent und barrierefrei zu gestalten.
Wichtige Maßnahmen auf einen Blick:
- Standardisierte Formatvorlagen für Überschriften, Fließtext und Listen verwenden
- Absatzformate statt manueller Leerzeilen nutzen
- Klare inhaltliche Gliederung einhalten (Einleitung, Hauptteil, Abschluss)
So entsteht eine nachvollziehbare Lesereihenfolge – für Screenreader ebenso wie für alle anderen Nutzenden.
Navigation und Orientierung gezielt unterstützen
Gerade bei längeren Dokumenten ist Orientierung entscheidend. Microsoft Word bietet dafür bewährte Funktionen, die oft unterschätzt werden.
- Erstellen Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis, sobald ein Dokument mehr als sieben Seiten umfasst.
- Nutzen Sie Abschnittswechsel, um Kapitel oder Themen logisch zu trennen.
- Verwenden Sie Listenfunktionen für Aufzählungen und Nummerierungen – nicht Tabulatoren oder Leerzeichen.
Diese Maßnahmen erleichtern die Navigation per Tastatur und Screenreader erheblich.
Schrift, Text und Lesbarkeit
Barrierefreiheit bedeutet auch, Inhalte angenehm und verständlich zu präsentieren. Das beginnt bei der Wahl der Schrift und setzt sich in der Textgestaltung fort.
Bewährt haben sich gut lesbare, serifenlose Schriften wie Calibri, Verdana, Tahoma, Open Sans, Noto Sans, Aptos oder Atkinson Hyperlegible. Laut WCAG gibt es keine Mindest- oder Standardschriftgrößen für Überschriften, Fließtext oder Fußnoten. Unabhängig davon wird häufig empfohlen, für Fließtext (Standard) mindestens 11 pt und für Fußnoten mindestens 10 pt zu verwenden, um ausreichende Lesbarkeit und gute Skalierbarkeit sicherzustellen.
Hervorhebungen sollten bewusst und zurückhaltend eingesetzt werden. Fettschrift ist in der Regel besser lesbar als Kursiv- oder Unterstreichungen, dennoch lassen sich wichtige Inhalte oft klarer durch Hinweise, erläuternde Sätze oder eine saubere Struktur hervorheben.
Achten Sie außerdem auf:
- ausreichenden Zeilenabstand (1,15–1,5)
- definierte Abstände vor und nach Absätzen
- möglichst ausgeschriebene Begriffe statt Abkürzungen
Farben und Kontraste bewusst einsetzen
Farben können Inhalte unterstützen, sie dürfen aber keine Barrieren schaffen. Ein ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund ist essenziell.
- Für reguläre Schrift muss der Kontrast mindestens 4,5:1 betragen und für große Schrift (ab 18 pt bzw. 14 pt fett) mindestens 3 : 1.
- Farben dürfen nicht das einzige Unterscheidungsmerkmal sein. In Diagrammen, Tabellen oder Infoboxen sollten zusätzliche Kennzeichen wie Muster, Symbole, Textbeschriftungen oder Kontraste verwendet werden, damit Inhalte auch von Menschen mit Sehbeeinträchtigungen oder Farbenblindheit erkannt werden können.
- Schwarzer Text auf weißem Hintergrund ist für Fließtext eine sichere Wahl; für digitale Dokumente wird jedoch häufig ein abgeschwächter Schwarzton oder ein leicht gebrochener Hintergrund empfohlen, um Blendung zu reduzieren und die Lesbarkeit bei längerer Bildschirmnutzung zu verbessern..
Bei Unsicherheit lohnt sich eine Prüfung mit Tools wie dem Colour Contrast Analyser.
Bilder, Grafiken und Alternativtexte
Bilder und Grafiken müssen für alle verständlich sein – auch für Menschen, die sie nicht sehen können.
Wichtig ist:
- Bilder im Text an der richtigen Stelle verankern, damit die Lesereihenfolge stimmt
- Keine Textfelder verwenden, da deren Inhalte von Screenreadern in der Regel nicht gelesen werden können und somit für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen unsichtbar bleiben
- Für alle inhaltlich relevanten Bilder eine aussagekräftige Alternativbeschreibung hinterlegen
Der Alternativtext sollte kurz, präzise und kontextbezogen sein. Längere Beschreibungen lassen sich im Fließtext oder in einem verlinkten Anhang unterbringen.
Dekorative Elemente, die inhaltlich nicht relevant sind, können als dekorativ markiert werden. Zum Beispiel Icons oder Piktogramme, Zierlinien, Schmuckelemente, farbige Formen sowie Bilder und Zeichnungen mit rein dekorativem Zweck.
Tabellen: klar, einfach, zugänglich
Tabellen sind sinnvoll, wenn es um Daten geht – nicht um Layout.
Achten Sie darauf:
- Tabellen nur für tabellarische Inhalte zu nutzen
- Spaltenüberschriften festzulegen
- verschachtelte Tabellen, verbundene Zellen und leere Felder zu vermeiden
Einfach strukturierte Tabellen sind deutlich besser zugänglich und benötigen im PDF wenig Nacharbeit.
Links und Verweise verständlich formulieren
Links sollten auch ohne Kontext verständlich sein. Aussagekräftige Linktexte helfen allen Nutzenden, insbesondere Screenreader-Nutzenden, direkt zu erkennen, worauf ein Link verweist.
In Online-Dokumenten sollten URLs möglichst vermieden werden; stattdessen gibt ein klarer, beschreibender Linktext die Richtung vor. Bei gedruckten Versionen kann die URL zusätzlich in Klammern angegeben werden.
Wichtige Hinweise für barrierefreie Links:
- Verwenden Sie klar beschreibende Linktexte statt „hier klicken“ (z. B. „Bericht zur digitalen Barrierefreiheit herunterladen“).
- Halten Sie Links kurz und vermeiden Sie Zeilenumbrüche innerhalb eines Links.
- Prüfen Sie regelmäßig, dass alle Links funktionieren.
- Bei umfangreichen Dokumenten kann eine Linkliste am Ende des Dokuments sinnvoll sein – mit allen Links, aussagekräftigem Text und optional kurzer Erklärung.
- Optional können QR-Codes ergänzt werden, um Links für mobile Nutzenden zugänglich zu machen. Achten Sie darauf, dass sie beschriftet sind, damit Screenreader den Inhalt erfassen können.
Sprache, Metadaten und Barrierefreiheitsprüfung
Verwenden Sie klare, einfache Sprache und stellen Sie sicher, dass die Dokumentsprache korrekt gesetzt ist. Das gilt auch für fremdsprachige Begriffen.
Nutzen Sie außerdem die integrierte Barrierefreiheitsprüfung von Word unter
„Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen“. Sie hilft, typische Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Ergänzend sollten Sie:
- den Dokumenttitel in den Metadaten pflegen
- Sprache und Titel konsistent halten
Export als PDF: Worauf Sie achten sollten
Es gibt zwei Speichermethoden: „Speichern unter“ oder „Speichern als Adobe PDF“. Die erste Methode ist zu empfehlen, da Word dabei die vorhandene Dokumentstruktur (Überschriften, Listen, Lesereihenfolge und Tags) deutlich zuverlässiger in das PDF überträgt und so eine bessere Grundlage für Barrierefreiheit schafft.
Wenn das Word-Dokument als PDF weitergegeben wird, aktivieren Sie beim Speichern unbedingt die Option „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“, da nur so Überschriften, Absätze, Listen und andere Strukturelemente korrekt ins PDF übernommen und von assistiven Technologien erkannt werden können.
Für vollständig PDF/UA-konforme Dokumente und die Einhaltung der WCAG-2.1-AA-Standards ist in der Regel eine zusätzliche Nachbearbeitung im PDF erforderlich. Diese erfolgt in der Praxis meist in Kombination mit dem PAC-Checker, den in Adobe Acrobat integrierten Prüfwerkzeugen oder dem Validator von CommonLook – allesamt kostenlose Tools zur formalen Überprüfung.
Bei größerem Aufwand oder komplexen PDFs, etwa bei Formularen, umfangreichen Tabellen, mehrspaltigen Layouts oder großen Dokumentenvolumina, kommen häufig Spezialtools wie CommonLook, axes4 oder PDFix zum Einsatz. Diese Werkzeuge sind kostenpflichtig, bieten dafür aber erweiterte Analyse-, Reparatur- und Automatisierungsfunktionen, die eine effiziente und nachhaltige Umsetzung von PDF/UA deutlich erleichtern.
Fazit:
Barrierefreiheit beginnt mit professionellem Arbeiten.
Barrierefreie Word-Dokumente entstehen nicht durch mehr Aufwand, sondern durch bewusstes, professionelles Arbeiten mit vorhandenen Tools.
Wer Struktur, Lesbarkeit und Klarheit von Anfang an berücksichtigt, schafft zugängliche Dokumente – ganz ohne zusätzliche Kosten.
Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen oder Ihr Team gezielt qualifizieren möchtest, begleite ich Sie gern mit Beratung und praxisnahen Workshops zur Erstellung barrierefreier Dokumente.